Pour beaucoup de franchiseurs et de gros franchisés, réconcilier le chiffre d’affaires et les encaissements avec les outils classiques de contrôle relève de l’exploit ou d’un long chemin de croix.
Par Pascal Rhoumy, associé BM&A et Anna Herry, manager BM&A
Comme pour toutes les enseignes, ventes privées, soldes, Black Friday, Cyber Monday, chèques cadeaux et vacances rythment l’année des entreprises franchisées, boostent leurs chiffres d’affaires et le moral de leurs équipes commerciales. Ils sont le fruit d’une digitalisation soutenue du retail et de l’inventivité de vos équipes marketing.
Plébiscités par les clients, chèques cadeaux, livraisons à domicile ou paiements en plusieurs fois sont autant de leviers puissants pour soutenir l’activité des entreprises et l’activité économique au sens large dans ces temps d’augmentation des dépenses contraintes.
Pourtant, ils sont aussi le cauchemar d’équipes financières pour qui valider le chiffre d’affaires est parfois devenu un véritable challenge. A tel point que, pour beaucoup de franchiseurs et de gros franchisés, réconcilier le chiffre d’affaires et les encaissements avec les outils classiques de contrôle relève de l’exploit ou d’un long chemin de croix.
Complexité croissante + méthodes traditionnelles inopérantes
Que le chiffre d’affaires soit réalisé via des moyens de paiement classiques ou « à la carte », les flux à traiter se multiplient et surtout, impliquent des approches de réconciliation toujours plus spécifiques. D’autant que les volumes de flux « non standards », renchéris par l’émergence constante de nouveaux modes de consommation, continuent de croître fortement et remettent en cause la pertinence même d’outils historiques qui n’ont pas été conçus pour gérer une telle diversité et quantités de données. C’est vrai pour les ERP comme pour Excel. Ceux-ci « dépannent » mais ne sont une solution ni optimale ni pérenne.
Dans ce contexte, certaines digues menacent de céder. Alors que les innovations marketing continuent de déferler, les départements financiers cherchent une issue pour en finir avec le lettrage manuel et les retards qu’ils impliquent dans les dispositifs de contrôle interne et de sécurisation du chiffre d’affaires comptable. Une situation observée et traitée avec succès par deux grandes enseignes franchisées françaises, leaders dans les secteurs de la restauration rapide et de la distribution bio.
La robotisation au secours de la réconciliation
Pour parvenir à leurs fins, ces franchises et leurs départements financiers ont adressé la question de la réconciliation de leurs chiffres d’affaires « caisse » et « cash » par le prisme de la technologie et, plus particulièrement, de la robotisation, de l’automatisation de la gestion de leurs données – le data management. Car il existe aujourd’hui des solutions performantes et adaptées, capables, au travers de processus automatisés, d’extraire et de (re)structurer l’ensemble des données nécessaires à la réconciliation.
Faire ce choix est la garantie pour les principaux acteurs de la franchise – franchiseurs et gros franchisés – et leurs équipes Finance de sortir de l’ornière, en économisant des milliers d’heures de travail, avec un retour sur investissement souvent inférieur à douze mois.
Opter pour la technologie et une exploitation automatisée des données, c’est opter pour une démarche vertueuse qui réduit drastiquement la part des tâches à faible valeur ajoutée dans la réconciliation de votre chiffre d’affaires. C’est l’opportunité de limiter le turnover dans vos services comptables ; de renforcer le contrôle interne et la compliance fiscale, ou encore de libérer les ressources pour accompagner vos équipes marketing dans le déploiement et le pilotage de nouvelles actions commerciales.